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Thèses électroniques

La mise en ligne des thèses n’est pas une mince affaire, contrairement aux apparences…

Dans un premier temps, on se dit que numériser le stock de thèses ne devrait pas être trop compliqué, il suffit pour cela de disposer d’un numériseur et de personnel enthousiaste. Nous avons amélioré la situation de l’époque en ajoutant un numériseur couleur et surtout en embauchant des moniteurs-étudiants (3 en Santé, 3 en Sciences).
Ensuite, nous avons agi sur la production courante : depuis juin 2007, le dépôt électronique des thèses est obligatoire à l’UHP et le seul officiel dans le respect du titre III, art. 8 de l’arrêté du 7 août 2006. Il a néanmoins fallu agir tout au long de l’année 2007 pour obtenir ce résultat (satisfaisant).

Dans un second temps, nous nous sommes intéressés à la question des droits de diffusion (horreur !). Concernant, les documents antérieurs à juin 2007 (avant l’existence d’un contrat de diffusion), nous nous sommes attachés à contacter les auteurs concernés par courrier/email afin de leur faire signer le fameux contrat de diffusion. Puis nous avons ajouté une page d’avertissement à chaque thèse, page reprenant les textes sur le copyright et indiquant aux auteurs leur droit de retrait. Effectivement, ce droit a été demandé sur quelques thèses, soit de manière initiale, soit après diffusion pour des raisons parfois incompréhensibles ou loufoques. mais il faut être à tout moment en mesure de retirer la thèse de la plateforme de diffusion. Pour les documents courants, le contrat de diffusion est signé par les doctorants au service central des thèses, signé par le Président de l’université et archivé par le service juridique de l’université.

Le signalement des thèses électroniques est effectué dans le Sudoc comme l’ensemble des fonds documentaires. Pour les documents courants qui n’existent que sous forme électronique, pas de problème, une notice de thèse électronique suffit. Pour les documents rétrospectifs, c’est une autre paire de manches, car l’ABES demande à ce qu’il y ait une notice pour la version imprimée et une notice pour la version électronique. Recréer toutes les notices électroniques des thèses pour lesquelles nous disposons déjà de la version imprimée n’est pas de notre goût, surtout que pour un même document à choisir entre la version imprimée et la version électronique, l’utilisateur ne tergiversera pas. En conséquence, nous avons décidé de retirer le signalement de la version imprimée (le document papier est conservé comme secours) et de transformer simplement la notice de l’imprimé en notice de la version électronique. Ces notices retombent alors dans le SIGB. Sur le site web, nous avons mis en place le formulaire gracieusement fourni par Daniel Bourrion pour une recherche Sudoc. Le signalement dans HAL est lui soumis au respect du droit de retrait, ce qui n’est pas le cas actuellement… (en attente).

Pour finir, la diffusion de ce type de documents s’envisage naturellement sur une plateforme de diffusion adaptée, permettant la gestion des métadonnées, l’intégration dans l’ENT pour permettre le dépôt par le doctorant… Et là, les choses traînent en longueur depuis plusieurs années. Nous avions porté tous nos espoirs sur une entrepôt OAI de type DSpace, puis sur HAL ; ensuite on nous a proposé STAR pour alimenter l’archivage CINES, le signalement Sudoc… Puis enfin, une plateforme ORI-OAO intégrée à l’ENT alimentée par les fichiers Apogée de l’université, capable d’alimenter STAR en web services… Pour finir, les thèses sont actuellement stockées sur un « bête » serveur FTP  en attendant l’arrivée du module thèses d’ORI-OAI pour la fin de l’année (à suivre).

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Faire face aux évolutions

L’année 2008 sera à coup sûr une année qui verra la profession évoluer à un rythme soutenu. Tous les indicateurs le montrent : passage au tout électronique en cours, plateformes web pour l’hébergement des documents (thèses, mémoires, cours…), renseignement en ligne, ouvrages de référence en ligne, PEB en ligne, première phase d’expérimentation avec les ebooks… Tous ces éléments vont de pair avec une diminution de l’utilisation des collections imprimées et une modification du rôle dévolu à la bibliothèque universitaire et à ses personnels.

Le constat actuel est que la bibliothèque est utilisée à 99% par les étudiants de 1er et 2ème cycles qui sont demandeurs de ressources en ligne et de services locaux et en ligne. Depuis quelques temps déjà, j’ai pris pleinement conscience du fait que cette évolution touche de plein fouet les personnels de magasinage dans leur activité statutaire et que je me devais de réagir face à ces changements et/ou bouleversements, sachant pertinemment qu’il ne s’agit que d’une première vague d’un « tsunami » qui touche/va toucher la totalité de la profession.
Ma première action fut de faire évoluer ces personnels sur des compétences et une autonomie dans l’utilisation de l’outil informatique bureautique et documentaire, puis de les inciter à participer au renseignement. Ces premiers changements ont eu le mérite de valider le fait qu’il devait y avoir un changement suivi d’une évolution dans la conception des tâches dévolues aux magasiniers. Mais il reste certain que cette adaptation n’est pas forcément la meilleure pour l’ensemble des personnes de cette catégorie. Il me fallait trouver d’autres voies, d’autres possibilités pour ancrer ces personnels dans des compétences documentaires ou liées à la documentation.
La mise en place d’une plateforme locale d’archivage et de diffusion des thèses et mémoires basée sur ORI-OAI m’a fourni une seconde voie de réflexion et d’expérimentation. J’ai imaginé que cette plateforme devait être alimentée par des documents courants (dépôt électronique obligatoire) et par des documents rétrospectifs. La prise en charge par les magasiniers de cette partie rétrospective me semblait une solution, il s’agit en clair de mettre en place un worflow de numérisation des documents. Pratiquement, nous avons équipé une salle avec un photocopieur-numériseur (noir/blanc), un scanner couleur avec bac d’alimentation, un massicot et un micro-ordinateur connecté au réseau. Nous avons réunis les personnels en leur expliquant nos objectifs et demandé 2 volontaires pour expérimenter. Chaque magasinier est affecté à ce poste 2 1/2 journées par semaine. Les documents concernés par l’expérimentation sont les thèses ou mémoires demandés en PEB, puis la conversion rétrospective des thèses s’il reste du temps. Les tâches sont les suivantes : le double « papier » du document est massicoté, puis numérisé en PDF 300dpi ; ensuite vient une phase de vérification du fichier numérisé en comparaison de l’original imprimé, suivi d’éventuels ajouts de numérisation de pages en couleur. Le fichier PDF produit est alors pris en charge par la personne assurant la fonction de secrétariat (incluse dans la phase d’évolution des tâches) qui enrichit le document par une page d’information et surtout par des signets permettant d’atteindre directement chaque paragraphe à 3 niveaux de profondeur. Depuis janvier 2007, un peu plus de 600 documents ont été numérisés.
La première valorisation de ce travail a été observée dans la demande PEB qui apprécie beaucoup de bénéficier rapidement (2 jours de délai de traitement) d’un document enrichi qu’elle peut exploiter et conserver ; dans la numérisation à la demande qui est réalisée pour des lecteurs éloignés (du Luxembourg notamment). Une seconde phase de valorisation de ce travail va être constatée lors du dépôt de ces documents sur une plateforme et par la génération d’URL pérennes qui seront intégrées dans le catalogue. L’ensemble de cette opération est supervisé par une bibliothécaire qui assure le lien entre le signalement dans le SUDOC et dans le SIGB. Après une année d’expérimentation, je ne peux qu’être satisfait du travail effectué mais surtout de la revalorisation apportée au statut de magasinier dans l’établissement. Je considère tout cela comme une étape, un exemple qu’il faudra renouveler pour d’autres catégories professionnelles dans un avenir proche.