Faire face aux évolutions

L’année 2008 sera à coup sûr une année qui verra la profession évoluer à un rythme soutenu. Tous les indicateurs le montrent : passage au tout électronique en cours, plateformes web pour l’hébergement des documents (thèses, mémoires, cours…), renseignement en ligne, ouvrages de référence en ligne, PEB en ligne, première phase d’expérimentation avec les ebooks… Tous ces éléments vont de pair avec une diminution de l’utilisation des collections imprimées et une modification du rôle dévolu à la bibliothèque universitaire et à ses personnels.

Le constat actuel est que la bibliothèque est utilisée à 99% par les étudiants de 1er et 2ème cycles qui sont demandeurs de ressources en ligne et de services locaux et en ligne. Depuis quelques temps déjà, j’ai pris pleinement conscience du fait que cette évolution touche de plein fouet les personnels de magasinage dans leur activité statutaire et que je me devais de réagir face à ces changements et/ou bouleversements, sachant pertinemment qu’il ne s’agit que d’une première vague d’un « tsunami » qui touche/va toucher la totalité de la profession.
Ma première action fut de faire évoluer ces personnels sur des compétences et une autonomie dans l’utilisation de l’outil informatique bureautique et documentaire, puis de les inciter à participer au renseignement. Ces premiers changements ont eu le mérite de valider le fait qu’il devait y avoir un changement suivi d’une évolution dans la conception des tâches dévolues aux magasiniers. Mais il reste certain que cette adaptation n’est pas forcément la meilleure pour l’ensemble des personnes de cette catégorie. Il me fallait trouver d’autres voies, d’autres possibilités pour ancrer ces personnels dans des compétences documentaires ou liées à la documentation.
La mise en place d’une plateforme locale d’archivage et de diffusion des thèses et mémoires basée sur ORI-OAI m’a fourni une seconde voie de réflexion et d’expérimentation. J’ai imaginé que cette plateforme devait être alimentée par des documents courants (dépôt électronique obligatoire) et par des documents rétrospectifs. La prise en charge par les magasiniers de cette partie rétrospective me semblait une solution, il s’agit en clair de mettre en place un worflow de numérisation des documents. Pratiquement, nous avons équipé une salle avec un photocopieur-numériseur (noir/blanc), un scanner couleur avec bac d’alimentation, un massicot et un micro-ordinateur connecté au réseau. Nous avons réunis les personnels en leur expliquant nos objectifs et demandé 2 volontaires pour expérimenter. Chaque magasinier est affecté à ce poste 2 1/2 journées par semaine. Les documents concernés par l’expérimentation sont les thèses ou mémoires demandés en PEB, puis la conversion rétrospective des thèses s’il reste du temps. Les tâches sont les suivantes : le double « papier » du document est massicoté, puis numérisé en PDF 300dpi ; ensuite vient une phase de vérification du fichier numérisé en comparaison de l’original imprimé, suivi d’éventuels ajouts de numérisation de pages en couleur. Le fichier PDF produit est alors pris en charge par la personne assurant la fonction de secrétariat (incluse dans la phase d’évolution des tâches) qui enrichit le document par une page d’information et surtout par des signets permettant d’atteindre directement chaque paragraphe à 3 niveaux de profondeur. Depuis janvier 2007, un peu plus de 600 documents ont été numérisés.
La première valorisation de ce travail a été observée dans la demande PEB qui apprécie beaucoup de bénéficier rapidement (2 jours de délai de traitement) d’un document enrichi qu’elle peut exploiter et conserver ; dans la numérisation à la demande qui est réalisée pour des lecteurs éloignés (du Luxembourg notamment). Une seconde phase de valorisation de ce travail va être constatée lors du dépôt de ces documents sur une plateforme et par la génération d’URL pérennes qui seront intégrées dans le catalogue. L’ensemble de cette opération est supervisé par une bibliothécaire qui assure le lien entre le signalement dans le SUDOC et dans le SIGB. Après une année d’expérimentation, je ne peux qu’être satisfait du travail effectué mais surtout de la revalorisation apportée au statut de magasinier dans l’établissement. Je considère tout cela comme une étape, un exemple qu’il faudra renouveler pour d’autres catégories professionnelles dans un avenir proche.