La mise en ligne des thèses n’est pas une mince affaire, contrairement aux apparences…
Dans un premier temps, on se dit que numériser le stock de thèses ne devrait pas être trop compliqué, il suffit pour cela de disposer d’un numériseur et de personnel enthousiaste. Nous avons amélioré la situation de l’époque en ajoutant un numériseur couleur et surtout en embauchant des moniteurs-étudiants (3 en Santé, 3 en Sciences).
Ensuite, nous avons agi sur la production courante : depuis juin 2007, le dépôt électronique des thèses est obligatoire à l’UHP et le seul officiel dans le respect du titre III, art. 8 de l’arrêté du 7 août 2006. Il a néanmoins fallu agir tout au long de l’année 2007 pour obtenir ce résultat (satisfaisant).
Dans un second temps, nous nous sommes intéressés à la question des droits de diffusion (horreur !). Concernant, les documents antérieurs à juin 2007 (avant l’existence d’un contrat de diffusion), nous nous sommes attachés à contacter les auteurs concernés par courrier/email afin de leur faire signer le fameux contrat de diffusion. Puis nous avons ajouté une page d’avertissement à chaque thèse, page reprenant les textes sur le copyright et indiquant aux auteurs leur droit de retrait. Effectivement, ce droit a été demandé sur quelques thèses, soit de manière initiale, soit après diffusion pour des raisons parfois incompréhensibles ou loufoques. mais il faut être à tout moment en mesure de retirer la thèse de la plateforme de diffusion. Pour les documents courants, le contrat de diffusion est signé par les doctorants au service central des thèses, signé par le Président de l’université et archivé par le service juridique de l’université.
Le signalement des thèses électroniques est effectué dans le Sudoc comme l’ensemble des fonds documentaires. Pour les documents courants qui n’existent que sous forme électronique, pas de problème, une notice de thèse électronique suffit. Pour les documents rétrospectifs, c’est une autre paire de manches, car l’ABES demande à ce qu’il y ait une notice pour la version imprimée et une notice pour la version électronique. Recréer toutes les notices électroniques des thèses pour lesquelles nous disposons déjà de la version imprimée n’est pas de notre goût, surtout que pour un même document à choisir entre la version imprimée et la version électronique, l’utilisateur ne tergiversera pas. En conséquence, nous avons décidé de retirer le signalement de la version imprimée (le document papier est conservé comme secours) et de transformer simplement la notice de l’imprimé en notice de la version électronique. Ces notices retombent alors dans le SIGB. Sur le site web, nous avons mis en place le formulaire gracieusement fourni par Daniel Bourrion pour une recherche Sudoc. Le signalement dans HAL est lui soumis au respect du droit de retrait, ce qui n’est pas le cas actuellement… (en attente).
Pour finir, la diffusion de ce type de documents s’envisage naturellement sur une plateforme de diffusion adaptée, permettant la gestion des métadonnées, l’intégration dans l’ENT pour permettre le dépôt par le doctorant… Et là, les choses traînent en longueur depuis plusieurs années. Nous avions porté tous nos espoirs sur une entrepôt OAI de type DSpace, puis sur HAL ; ensuite on nous a proposé STAR pour alimenter l’archivage CINES, le signalement Sudoc… Puis enfin, une plateforme ORI-OAO intégrée à l’ENT alimentée par les fichiers Apogée de l’université, capable d’alimenter STAR en web services… Pour finir, les thèses sont actuellement stockées sur un « bête » serveur FTP en attendant l’arrivée du module thèses d’ORI-OAI pour la fin de l’année (à suivre).