Aujourd’hui, j’ai bravement suivi un cours de communication basé sur la méthode MBTI : en 4 questions on est capable de définir son profil de comportement et celui de ses collègues… Ce test est sensé être fiable à 99,2% ! Tout cela pour me dire que je suis sérieux, calme, concentré, minutieux, pratique, ordonné, pragmatique, logique, réaliste, digne de confiance, organisé, responsable, méthodique… N’en jetez plus la cour est pleine ! On le savait déjà, non ?
Faire face aux évolutions
L’année 2008 sera à coup sûr une année qui verra la profession évoluer à un rythme soutenu. Tous les indicateurs le montrent : passage au tout électronique en cours, plateformes web pour l’hébergement des documents (thèses, mémoires, cours…), renseignement en ligne, ouvrages de référence en ligne, PEB en ligne, première phase d’expérimentation avec les ebooks… Tous ces éléments vont de pair avec une diminution de l’utilisation des collections imprimées et une modification du rôle dévolu à la bibliothèque universitaire et à ses personnels.
Le constat actuel est que la bibliothèque est utilisée à 99% par les étudiants de 1er et 2ème cycles qui sont demandeurs de ressources en ligne et de services locaux et en ligne. Depuis quelques temps déjà, j’ai pris pleinement conscience du fait que cette évolution touche de plein fouet les personnels de magasinage dans leur activité statutaire et que je me devais de réagir face à ces changements et/ou bouleversements, sachant pertinemment qu’il ne s’agit que d’une première vague d’un « tsunami » qui touche/va toucher la totalité de la profession.
Ma première action fut de faire évoluer ces personnels sur des compétences et une autonomie dans l’utilisation de l’outil informatique bureautique et documentaire, puis de les inciter à participer au renseignement. Ces premiers changements ont eu le mérite de valider le fait qu’il devait y avoir un changement suivi d’une évolution dans la conception des tâches dévolues aux magasiniers. Mais il reste certain que cette adaptation n’est pas forcément la meilleure pour l’ensemble des personnes de cette catégorie. Il me fallait trouver d’autres voies, d’autres possibilités pour ancrer ces personnels dans des compétences documentaires ou liées à la documentation.
La mise en place d’une plateforme locale d’archivage et de diffusion des thèses et mémoires basée sur ORI-OAI m’a fourni une seconde voie de réflexion et d’expérimentation. J’ai imaginé que cette plateforme devait être alimentée par des documents courants (dépôt électronique obligatoire) et par des documents rétrospectifs. La prise en charge par les magasiniers de cette partie rétrospective me semblait une solution, il s’agit en clair de mettre en place un worflow de numérisation des documents. Pratiquement, nous avons équipé une salle avec un photocopieur-numériseur (noir/blanc), un scanner couleur avec bac d’alimentation, un massicot et un micro-ordinateur connecté au réseau. Nous avons réunis les personnels en leur expliquant nos objectifs et demandé 2 volontaires pour expérimenter. Chaque magasinier est affecté à ce poste 2 1/2 journées par semaine. Les documents concernés par l’expérimentation sont les thèses ou mémoires demandés en PEB, puis la conversion rétrospective des thèses s’il reste du temps. Les tâches sont les suivantes : le double « papier » du document est massicoté, puis numérisé en PDF 300dpi ; ensuite vient une phase de vérification du fichier numérisé en comparaison de l’original imprimé, suivi d’éventuels ajouts de numérisation de pages en couleur. Le fichier PDF produit est alors pris en charge par la personne assurant la fonction de secrétariat (incluse dans la phase d’évolution des tâches) qui enrichit le document par une page d’information et surtout par des signets permettant d’atteindre directement chaque paragraphe à 3 niveaux de profondeur. Depuis janvier 2007, un peu plus de 600 documents ont été numérisés.
La première valorisation de ce travail a été observée dans la demande PEB qui apprécie beaucoup de bénéficier rapidement (2 jours de délai de traitement) d’un document enrichi qu’elle peut exploiter et conserver ; dans la numérisation à la demande qui est réalisée pour des lecteurs éloignés (du Luxembourg notamment). Une seconde phase de valorisation de ce travail va être constatée lors du dépôt de ces documents sur une plateforme et par la génération d’URL pérennes qui seront intégrées dans le catalogue. L’ensemble de cette opération est supervisé par une bibliothécaire qui assure le lien entre le signalement dans le SUDOC et dans le SIGB. Après une année d’expérimentation, je ne peux qu’être satisfait du travail effectué mais surtout de la revalorisation apportée au statut de magasinier dans l’établissement. Je considère tout cela comme une étape, un exemple qu’il faudra renouveler pour d’autres catégories professionnelles dans un avenir proche.
Recruter des moniteurs-étudiants
Pour pallier à des défections en personnel, je suis en phase de recrutement de moniteurs-étudiants. Il est sûr que cette situation risque de devenir courante au regard des nouvelles dispositions annoncées par le gouvernement.
J’ai donc imaginé régler ce problème de recrutement rapidement. Je me suis appuyé sur les réseaux habituels : IUT de formation aux métiers de la documentation, collègues des SCD, … Or je me suis rapidement aperçu que peu d’étudiants pouvaient répondre favorablement à ma proposition. Pendant les horaires d’ouverture de la bibliothèque, la plupart sont en cours, en particulier les étudiants des écoles, les scientifiques… Seuls les étudiants en lettres ou sciences humaines semblent avoir des emplois du temps moins contraignants. Mais il se pose alors le problème de la proximité et des déplacements que celà génère…
En résume, beaucoup de difficultés à embaucher des moniteurs-étudiants !
Evoluer ?
Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat (abrogation de l’arrêté du 25 septembre 1985)
Cet arrêté propose aux établissements le choix entre le dépôt papier et le dépôt électronique.
En mars 2007, une proposition de texte est faite au Conseil Scientifique et au Conseil d’Administration de l’université, leur validation intervient respectivement en mai et juin 2007 :
le dépôt des thèses sous forme électronique est retenu comme seul dépôt officiel dans le respect du titre III, art. 8 de l’arrêté du 7/8/2006.
Avant cette décision importante, les bibliothécaires avaient une mission de signalement des thèses qui consistait en la rédaction d’une notice bibliographique + indexation dans le SUDOC, ces données étant automatiquement récupérées dans le SIGB local et une mission de diffusion assurée par le prêt.
L’application de la décision prise par les conseils de l’université nous propulse inéluctablement dans le traitement, le signalement et la diffusion de documents sous forme électronique. En quoi cela consiste-t-il ?
L’archivage et la diffusion sont envisagées au plan local sur une plateforme de dépôt et de diffusion de type ORI-OAI, au plan national ces fonctions devraient être assurées par HAL. Le signalement bibliographique est toujours dévolu au catalogue. Il est donc important de trouver un workflow autorisant en une seule saisie un report des notices vers les outils locaux et nationaux. Ce workflow s’articulera vraisemblablement autour de STAR. Le cheminement envisagé serait de saisir les informations dans l’outil local ORI-OAI, qui reverserait automatiquement les données vers STAR, cette application ayant la charge d’acheminer les données vers le SUDOC (pour un reversement dans le SIGB local), vers HAL et vers le CINES pour un archivage pérenne des documents. Certaines parties du workflow sont opérationnelles, d’autres en cours de développement. L’idée principale étant à partir d’une saisie unique d’alimenter les référentiels en cours.
Le point le plus sensible est celui de l’indexation ou plus précisément de la liste et de la structuration des méta données mises en oeuvre à cet égard, afin de garantir un maximum d’interopérabilité. Le problème des identifiants est crucial et les référentiels très nombreux. Je ne voudrais citer que les principaux : Dublin Core, LOM/LOM-fr, TEF, EAP/AO.fr, FRBR, EAD, METS… On le constate, les compétences nécessaires à la mise en oeuvre sont élevées et nombreuses.
Avec cet exemple pris dans la « vie courante professionnelle », je voulais poser la question de la formation continue des professionnels et des moyens à mettre en oeuvre. Je souhaitais surtout porter mon attention sur la formation initiale des bibliothécaires issus des filières DUT, qui sont loin de déboucher sur la marché du travail avec un bagage technique adapté. Quels seront les acteurs de la mise en place de ce type de workflow ? Quelles sont les compétences réelles disponibles dans les SCD ? Quels sont les interlocuteurs de l’université sur ces thématiques ?
Recruter
Les bibliothèques sont susceptibles d’embaucher des moniteurs étudiants afin de permettre d’assurer les ouvertures au public dans de bonnes conditions. Nous avons également la possibilité de recruter sur budget propre des personnes en contrat CAE (contrat d’aide à l’emploi), des agents d’entretien. Sur concours, nous pouvons aussi recruter des magasiniers. Je voudrais pointer içi toutes les difficultés que celà représente, étant donné le peu de formation et d’outils à notre disposition.
Notre formation initiale ne nous prépare absolument pas à cette tâche lourde de conséquences pour l’établissement, pour l’équipe en place et surtout pour les personnes recrutées ou écartées. Afin d’éviter toute erreur, on pense naturellement qu’il est judicieux de se tourner vers ceux dont c’est le métier, et plus particulièrement la Direction des Ressources Humaines de l’université.
Le plus souvent, les universités ne disposent pas d’une DRH bien identifiée, mais d’une direction des ressources humaines, et d’un service de gestion des personnels et d’un service de formation continue. On voit bien que la fonction est éclatée. D’autre part, l’université n’a pas activée les indicateurs nécessaires à une gestion efficace de ses personnels enseignants et de ses BIATOSS. On observe très fréquemment un recrutement endogène des enseignants chercheurs, la connaissance exacte des services effectués par les personnels de l’université est à réaliser… La loi n°2007-1199 du 10 août 2007 demande aux universités de se mettre en conformité avec ces exigences, l’autonomie passe par là !