Catégorie : management

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Bilan 2007 (précisions)

Je souhaite répondre aux commentaires qui ont été émis suite au post de nicomo « Bilan 2007« .

Je comprends parfaitement les interrogations et les frustations que je vis personnellement depuis un peu plus longtemps…
Concernant la mise à disposition des sources, je l’ai vécu avec « Ejournals« : un outil que j’avais fabriqué pour proposer l’offre « Périodiques électroniques ». Sa mise à disposition a provoqué des mails, des coups de fils, des pages webs et une assistance soutenue ; ce n’est pas anodin comme le dit clairement Paul. On se trouve face à des personnes qui sont persuadées que vous leur devez une assistance, et tant que ça ne tourne pas chez eux, ils ne vous lâchent pas !

Pour ce qui est de l’impatience exprimée par Daniel (dernier paragraphe de son post) au sujet de l’évolution des pratiques collectives des professionnels, je crois que nous avions fait un constat semblable avec Nicolas lorsqu’il bossait à Nancy, il y a maintenant de celà quelques années (cf déclaration de 2002)… Objectivement, je pense qu’il y a une nette évolution de la profession en faveur de personnes qui agissent et ont une connaissance aigüe des nouvelles technologies, le terrain est nettement plus favorable. Par contre, les générations de décideurs en place (les directeurs de bibliothèques) sont, pour la plupart, encore loin d’avoir conscience des enjeux (à mon avis). Le fait qu’ils s’expriment peu sur ces problématiques renforce cette impression. Lorsque l’on parle de fonctionnalités Web 2.0 pour les interfaces proposées aux utilisateurs, on est dans la technique, dans le charabia informatique ; celà me rappelle les années 90, lorsque je travaillais sur ordinateur et que l’on me demandait : « Qu’est-ce que tu bricoles ? ». Voilà, toute la fracture est là, il y a confusion entre la technique utilisée et les objectifs de service à atteindre. Daniel le dit autrement : « la gestion du SIGB et du SI ne doit plus être considéré comme un travail à la marge, effectué par de petites équipes de geeks chevelus venus d’ailleurs… ». A mon sens, le problème vient du fait que l’on associe la technologie à un monde inconnu, qui est l’affaire de spécialistes. On ne distingue pas suffisamment les objectifs des moyens mis en œuvre pour les atteindre. Il faut effectivement constituer des équipes dirigées par une personne définissant les objectifs (évolution des interfaces, des services…), et cette personne sera entourée d’informaticiens et des bibliothécaires-informaticiens et de bibliothécaires pour construire les outils et atteindre les objectifs fixés.
Mais on ne fait que reproduire le modèle de notre université, où les Centre de Ressources Informatiques ont la charge des projets structurants de l’université. Là aussi il y a confusion entre technologie et politique universitaire. Lorsque l’on veut moderniser les scolarités, on demande aux informaticiens de créer des outils, et de fait de créer un workflow. Puis l’on se tourne vers les responsables de scolarités et leurs personnels, et on leur dit « maintenant il faut utiliser cet outil qui est une brique du système d’information de l’université ! ». Et les exemples sont nombreux où la réflexion sur les outils est portée par les informaticiens sans que les responsables de services soient associés le moins du monde à la réflexion d’entame de projet. Autre exemple encore plus frappant, les plateformes de dépôt de documents pédagogiques. Combien d’enseignants ont été consultés pour savoir si le fait de leur mettre à disposition un outil permettant de déposer leurs cours et de piocher dans ce réservoir pouvait les intéresser. Il y a là un changement fondamental de leurs pratiques ! Conséquence, les plateformes existent mais combien d’enseignants les utilisent ? Il faut désormais faire des efforts importants pour les convaincre qu’il y a intérêt à utiliser de tels outils. Mais est-ce vraiment comme celà qu’il fallait gérer ce projet ?
Pour en revenir aux bibliothèques, je reste persuadé que l’on fonctionne souvent à l’envers. Le cas du résolveur de liens est significatif. On parle de l’outil et de sa technicité avant de parler des fonctionnalités que l’on voudrait pouvoir offrir. D’où ces incompréhensions et ces problèmes de définition. Je crois au respect de la logique : 1 bilan de l’existant / 2 objectifs à atteindre / 3 moyens à mettre en oeuvre.

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FreeMind

J’étais à la recherche d’un outil performant pour créer des organigrammes (pas le truc qui est dans Word…) et je suis tombé par un hasard sur un logiciel dont on m’avait fait une démo rapide, il y a peu de temps. J’ai donc installé (c’est du libre !) et testé FreeMind. Et bien, c’est le genre d’outil qui me convient:  en gros ça sert à formaliser et à hiérarchiser des idées, des projets… Très facile de prise en main, je suis emballé ! Je vous conseille vivement de tenter l’expérience si vous avez des projets à gérer, si vous avez une idée toutes les 2 mn … (rassurez-vous, ce n’est pas mon cas).

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Recruter des moniteurs-étudiants

Pour pallier à des défections en personnel, je suis en phase de recrutement de moniteurs-étudiants. Il est sûr que cette situation risque de devenir courante au regard des nouvelles dispositions annoncées par le gouvernement.

J’ai donc imaginé régler ce problème de recrutement rapidement. Je me suis appuyé sur les réseaux habituels : IUT de formation aux métiers de la documentation, collègues des SCD, … Or je me suis rapidement aperçu que peu d’étudiants pouvaient répondre favorablement à ma proposition. Pendant les horaires d’ouverture de la bibliothèque, la plupart sont en cours, en particulier les étudiants des écoles, les scientifiques… Seuls les étudiants en lettres ou sciences humaines semblent avoir des emplois du temps moins contraignants. Mais il se pose alors le problème de la proximité et des déplacements que celà génère…

En résume, beaucoup de difficultés à embaucher des moniteurs-étudiants !

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Préparer le budget

C’est stratégique ! Surtout y consacrer le temps nécessaire. Ce n’est pas une opération administrative anodine, il s’agit là d’affuter l’outil qui vous servira à mettre en œuvre votre politique d’établissement.

En clair, il faut d’abord formaliser et hiérarchiser les objectifs de l’année à venir. Si vous avez la malchance de gérer également des crédits infrastructure vous aurez 2 grandes orientations : la politique documentaire et la politique « immobilière ».
Cette année ce sera une politique documentaire volontariste sur les ouvrages français et étrangers et surtout sur les formations aux professions paramédicales avec la mise en place de « plots documentaires » dans les salles de lecture.
La politique immobilière sera axée sur la réfection et l’étanchéité des toitures, sur le changement des fenêtres afin d’avoir une meilleure isolation et sur la réfection sols et murs d’une salle de lecture.

Maintenant, on peut s’attacher à mettre l’argent là où cela est nécessaire, à trouver les fonds manquants… Il faut bien sûr avoir des relations professionnelles franches et cordiales avec son directeur, car en dernier lieu c’est lui qui tranche…

Que du bonheur !

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Evoluer ?

Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat (abrogation de l’arrêté du 25 septembre 1985)
Cet arrêté propose aux établissements le choix entre le dépôt papier et le dépôt électronique.
En mars 2007, une proposition de texte est faite au Conseil Scientifique et au Conseil d’Administration de l’université, leur validation intervient respectivement en mai et juin 2007 :

le dépôt des thèses sous forme électronique est retenu comme seul dépôt officiel dans le respect du titre III, art. 8 de l’arrêté du 7/8/2006.

Avant cette décision importante, les bibliothécaires avaient une mission de signalement des thèses qui consistait en la rédaction d’une notice bibliographique + indexation dans le SUDOC, ces données étant automatiquement récupérées dans le SIGB local et une mission de diffusion assurée par le prêt.

L’application de la décision prise par les conseils de l’université nous propulse inéluctablement dans le traitement, le signalement et la diffusion de documents sous forme électronique. En quoi cela consiste-t-il ?

L’archivage et la diffusion sont envisagées au plan local sur une plateforme de dépôt et de diffusion de type ORI-OAI, au plan national ces fonctions devraient être assurées par HAL. Le signalement bibliographique est toujours dévolu au catalogue. Il est donc important de trouver un workflow autorisant en une seule saisie un report des notices vers les outils locaux et nationaux. Ce workflow s’articulera vraisemblablement autour de STAR. Le cheminement envisagé serait de saisir les informations dans l’outil local ORI-OAI, qui reverserait automatiquement les données vers STAR, cette application ayant la charge d’acheminer les données vers le SUDOC (pour un reversement dans le SIGB local), vers HAL et vers le CINES pour un archivage pérenne des documents. Certaines parties du workflow sont opérationnelles, d’autres en cours de développement. L’idée principale étant à partir d’une saisie unique d’alimenter les référentiels en cours.

Le point le plus sensible est celui de l’indexation ou plus précisément de la liste et de la structuration des méta données mises en oeuvre à cet égard, afin de garantir un maximum d’interopérabilité. Le problème des identifiants est crucial et les référentiels très nombreux. Je ne voudrais citer que les principaux : Dublin Core, LOM/LOM-fr, TEF, EAP/AO.fr, FRBR, EAD, METS… On le constate, les compétences nécessaires à la mise en oeuvre sont élevées et nombreuses.

Avec cet exemple pris dans la « vie courante professionnelle », je voulais poser la question de la formation continue des professionnels et des moyens à mettre en oeuvre. Je souhaitais surtout porter mon attention sur la formation initiale des bibliothécaires issus des filières DUT, qui sont loin de déboucher sur la marché du travail avec un bagage technique adapté. Quels seront les acteurs de la mise en place de ce type de workflow ? Quelles sont les compétences réelles disponibles dans les SCD ? Quels sont les interlocuteurs de l’université sur ces thématiques ?

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Recruter

Les bibliothèques sont susceptibles d’embaucher des moniteurs étudiants afin de permettre d’assurer les ouvertures au public dans de bonnes conditions. Nous avons également la possibilité de recruter sur budget propre des personnes en contrat CAE (contrat d’aide à l’emploi), des agents d’entretien. Sur concours, nous pouvons aussi recruter des magasiniers. Je voudrais pointer içi toutes les difficultés que celà représente, étant donné le peu de formation et d’outils à notre disposition.

Notre formation initiale ne nous prépare absolument pas à cette tâche lourde de conséquences pour l’établissement, pour l’équipe en place et surtout pour les personnes recrutées ou écartées. Afin d’éviter toute erreur, on pense naturellement qu’il est judicieux de se tourner vers ceux dont c’est le métier, et plus particulièrement la Direction des Ressources Humaines de l’université.

Le plus souvent, les universités ne disposent pas d’une DRH bien identifiée, mais d’une direction des ressources humaines, et d’un service de gestion des personnels et d’un service de formation continue. On voit bien que la fonction est éclatée. D’autre part, l’université n’a pas activée les indicateurs nécessaires à une gestion efficace de ses personnels enseignants et de ses BIATOSS. On observe très fréquemment un recrutement endogène des enseignants chercheurs, la connaissance exacte des services effectués par les personnels de l’université est à réaliser… La loi n°2007-1199 du 10 août 2007 demande aux universités de se mettre en conformité avec ces exigences, l’autonomie passe par là !

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Préparer la rentrée

Une nouvelle année universitaire qui commence, c’est l’occasion de rappeler au personnel le contexte dans lequel on évolue.

A chaque rentrée, les données changent : en 2 ans le nombre d’étudiants à accueillir à fortement évolué, nous sommes passés de 1.400 à près de 2.000… ; le contexte institutionnel est lui aussi en pleine mutation avec une loi sur l’autonomie des universités dont on va découvrir les décrets d’application ; 3 universités nancéiennes fédérées dans un EPCS « Nancy-Université » et dont les SCD devront fusionner en 2008 ? ; à partir de cette rentrée, dépôt électronique obligatoire pour les thèses de doctorat ; les éditeurs scientifiques nous promettent l’arrivée des manuels de 1er cycle sous forme électronique.

C’est dans ce contexte que s’inscrit notre mission de mettre en oeuvre un Système d’Information Documentaire performant qui n’est qu’une brique du Système d’Information Global de l’université.

Voilà, il reste à définir les objectifs qui seront les nôtres cette année !

Le cadre est défini, les objectifs fixés, chacun va jouer sa partition…